ERP系統(tǒng)實(shí)施與企業(yè)內(nèi)部控制管理實(shí)踐
COSO內(nèi)部控制體系包含5個(gè)要素
ERP控制規(guī)范形成過(guò)程
首先,要建立ERP內(nèi)控工作程序
,明確不同階段的內(nèi)控工作目標(biāo)和內(nèi)容,界定內(nèi)控部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和ERP項(xiàng)目實(shí)施各方成員的工作職責(zé)。針對(duì)試點(diǎn)、推廣單位,要分別建立試點(diǎn)單位和推廣單位的工作程序。項(xiàng)目啟動(dòng)和藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段,主要是界定內(nèi)控管理的范圍,與ERP藍(lán)圖設(shè)計(jì)建模相結(jié)合,編制ERP藍(lán)圖與內(nèi)控業(yè)務(wù)流程架構(gòu)對(duì)照表。差異分析階段,主要對(duì)業(yè)務(wù)藍(lán)圖
、現(xiàn)行內(nèi)控業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)配置情況進(jìn)行差異分析,開(kāi)展ERP藍(lán)圖建模質(zhì)量檢查和藍(lán)圖確認(rèn)在流程測(cè)試和發(fā)布階段
ERP系統(tǒng)上線對(duì)內(nèi)部控制的影響
ERP上線對(duì)原有系統(tǒng)的影響
由于ERP系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)緊密集成
,企業(yè)將面臨兩種選擇:ERP系統(tǒng)取代原有系統(tǒng);原有系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)建立接口。企業(yè)應(yīng)從業(yè)務(wù)角度出發(fā),結(jié)合業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的目標(biāo),確定將采取的實(shí)現(xiàn)模式。a
。替代原有業(yè)務(wù)系統(tǒng),如:ERP系統(tǒng)采購(gòu)模塊將會(huì)替代原有的物資采購(gòu)系統(tǒng)。b
。增加與原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口,如未完全取代的重要業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)系統(tǒng),將會(huì)建立原有系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的接口,例如:建立財(cái)務(wù)管理ERP上線對(duì)原有流程的影響
企業(yè)采用ERP系統(tǒng)這一管理工具作為企業(yè)的管理平臺(tái),在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前
,必須首先進(jìn)行業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì),在此過(guò)程中對(duì)原有的內(nèi)控業(yè)務(wù)流程也帶來(lái)根本性的影響。(1)新增業(yè)務(wù)流程
原有控制是通過(guò)業(yè)務(wù)的逐筆審核來(lái)實(shí)現(xiàn)控制
,ERP實(shí)施后,主數(shù)據(jù)的維護(hù)流程將作為新增獨(dú)立的控制和流程進(jìn)行實(shí)施。例如產(chǎn)品銷(xiāo)售價(jià)格,財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際發(fā)生發(fā)票價(jià)格作為賬務(wù)處理依據(jù),同時(shí)對(duì)價(jià)格進(jìn)行復(fù)核。而應(yīng)用ERP后,新增了主數(shù)據(jù)維護(hù)流程。(2)更新業(yè)務(wù)流程
ERP系統(tǒng)的實(shí)施將會(huì)對(duì)原有業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)和執(zhí)行方式產(chǎn)生影響
,其中包括:流程實(shí)現(xiàn)方式變更,流程中的很多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由原手工方式變?yōu)樵贓RP系統(tǒng)中處理;流程的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化,ERP系統(tǒng)上線后,很多業(yè)務(wù)的處理由業(yè)務(wù)的后端移到前端,部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整,導(dǎo)致整個(gè)流程的結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化。(3)流程重要性變化
ERP系統(tǒng)實(shí)施后
,由于部分業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)后端移至業(yè)務(wù)前端,同時(shí)相應(yīng)的控制措施也轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)前端中(例如:采購(gòu)方式流程中增加對(duì)采購(gòu)訂單準(zhǔn)確性的控制),因此該業(yè)務(wù)流程應(yīng)由一般業(yè)務(wù)流程調(diào)整為重要業(yè)務(wù)流程ERP上線對(duì)原有風(fēng)險(xiǎn)的影響
ERP是一個(gè)戰(zhàn)略問(wèn)題
(1)ERP系統(tǒng)新增主數(shù)據(jù)流程帶來(lái)新的控制風(fēng)險(xiǎn)例如
a
。在建工程轉(zhuǎn)資交易類(lèi)型定義不正確,導(dǎo)致賬務(wù)處理不完整、不準(zhǔn)確。b
。會(huì)計(jì)科目主數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確。c
。新增/變更會(huì)計(jì)科目主數(shù)據(jù)未經(jīng)過(guò)有效審批。(2)ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式變更帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
例如
,由于ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式的變化帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的改變:a
。憑證批輸入過(guò)賬操作不正確,影響記賬憑證的完整性和準(zhǔn)確性。b
。開(kāi)關(guān)物料期間未經(jīng)有效審批。c
。取消物料憑證未經(jīng)有效審批。d。配送差異處理未經(jīng)過(guò)有效審批
。ERP上線對(duì)原有控制的影響
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用提高了控制執(zhí)行的自動(dòng)化程度
,此外,系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)部管理等方面進(jìn)行整合,部分控制措施也從財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)的前端或延伸到業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行。因此,ERP的上線對(duì)控制產(chǎn)生了以下影響:a。ERP系統(tǒng)自動(dòng)控制取代原有手工控制
b
ERP上線對(duì)權(quán)限管理的影響
隨著ERP這樣大集成的系統(tǒng)逐漸被采用
ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)控管理的推動(dòng)作用
ERP系統(tǒng)的實(shí)施,將統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)流程
強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程控制
企業(yè)在適應(yīng)ERP系統(tǒng)管理理念過(guò)程中,充分借鑒標(biāo)準(zhǔn)流程
以財(cái)務(wù)管控帶動(dòng)全面業(yè)務(wù)管控
以財(cái)務(wù)管理為核心的ERP系統(tǒng)是一個(gè)財(cái)務(wù)導(dǎo)向的企業(yè)全面集成系統(tǒng)
總而言之